Masih banyak orang yang mengalami masalah ketika menulis NIK di Excel. Sebenarnya cara menulis NIK di Excel terbilang cukup mudah, hanya saja kalian butuh ketelitian. Nah untuk mengetahui seperti apa caranya, langsung saja kita masuk ke pembahasannya.
Nomor Induk Kependudukan (NIK) merupakan nomor identitas penduduk yang bersifat unik, tunggal, serta melekat pada individu yang terdaftar sebagai Penduduk Indonesia. NIK terdiri dari 16 digit angka yang mencerminkan data kependudukan seseorang.
NIK akan memiliki data seperti provinsi, kota, kecamatan, tanggal lahir, dan nomor urut. NIK sangat penting untuk digunakan dalam berbagai keperluan administrasi, seperti membuat KTP, paspor, NPWP, kartu keluarga, dan lain-lain.
Namun, bagaimana jika kalian ingin menulis NIK di Excel? Apakah kalian pernah mengalami masalah ketika mengetik NIK di Excel, seperti angka terakhir berubah menjadi nol, angka tidak lengkap, atau angka tidak sesuai dengan format? Jika iya, langsung saja kita simak penjelasannya di bawah ini!
Mengapa Menulis NIK di Excel Bisa Bermasalah?
Sebelum kalian membahas tutorial menulis NIK di Excel, kalian perlu mengetahui mengapa menulis NIK di Excel bisa error. Ada beberapa alasan yang menyebabkan hal ini bisa saja terjadi, diantaranya:
- Excel memiliki batas maksimal 15 digit untuk menampilkan angka secara lengkap. Jika angka yang kalian ketik melebihi 15 digit, maka Excel akan membulatkan angka terakhir menjadi nol atau menampilkan angka dalam format ilmiah (misalnya 1,23E+16). Hal ini tentu saja membuat NIK yang kalian ketik tidak akurat dan tidak valid.
- Excel memiliki format default untuk menampilkan angka, yaitu General. Format ini akan menyesuaikan tampilan angka sesuai dengan jenis dan panjang angka yang kalian ketik. Misalnya, jika kalian mengetik angka 1234567890123456, maka Excel akan menampilkan angka tersebut sebagai 1,23457E+15. Namun, jika kalian mengetik angka 123456789012345, maka Excel akan menampilkan angka tersebut sebagai 123456789012345. Perbedaan ini bisa menimbulkan kebingungan dan kesalahan saat menulis NIK di Excel.
- Excel memiliki fitur AutoCorrect yang bertujuan untuk memperbaiki kesalahan ketik atau ejaan yang kalian lakukan. Namun, fitur ini juga bisa mengubah angka yang kalian ketik menjadi sesuatu yang tidak kalian inginkan. Misalnya, jika kalian mengetik angka 1234567890123456, maka Excel bisa mengubah angka tersebut menjadi 1.23456789012346E+15 atau 1.234.567.890.123.456. Hal ini tentu saja merusak NIK yang kalian ketik dan membuatnya tidak valid.
Cara Menulis NIK di Excel dengan Benar
Berikutnya kita akan masuk ke pembahasan utama mengenai cara menulis NIK di Excel. Cara menulis NIK di Excel ini bisa dikatakan cukup simpel dan mudah, tidak beda halnya ketika kalian menghilangkan garis hijau di Word yang sebelumnya sudah sempat kita bahas.
Untuk mengatasi masalah-masalah di atas, kalian perlu mengubah format sel yang kalian gunakan untuk menulis NIK di Excel. Format sel adalah cara Excel menampilkan dan menyimpan data yang kalian masukkan ke dalam sel.
Ada berbagai macam format sel yang bisa kalian pilih, seperti Number, Text, Date, Time, Currency, Percentage, dan lain-lain. Setiap format sel memiliki karakteristik dan fungsi yang berbeda-beda.
Untuk menulis NIK di Excel, format sel yang paling cocok adalah Text. Format ini akan menampilkan dan menyimpan data yang kalian masukkan ke dalam sel secara apa adanya, tanpa melakukan perubahan atau pembulatan apapun.
Dengan menggunakan format Text, kalian bisa menulis NIK di Excel dengan lengkap, akurat, dan valid. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengubah format sel menjadi Text:
1. Buka Aplikasi Microsoft Excel
Pilih sel atau rentang sel yang akan kalian gunakan untuk menulis NIK di Excel. Kalian bisa menekan tombol Ctrl+A untuk memilih semua sel dalam lembar kerja, atau menekan tombol Shift dan mengklik sel pertama dan terakhir untuk memilih rentang sel tertentu.
2. Klik Tab Home pada Ribbon
Klik tab Home pada ribbon, lalu klik menu Number. Pada kotak Number Format, pilih Text. Kalian juga bisa menggunakan shortcut Ctrl+1 untuk membuka kotak dialog Format Cells, lalu pilih Text pada tab Number.
3. Input NIK
Ketik NIK yang kalian inginkan ke dalam sel yang sudah diformat menjadi Text. Kalian bisa mengetik NIK secara manual, atau menyalin dan menempel NIK dari sumber lain, seperti website, email, atau dokumen.
Pastikan NIK yang kalian ketik sesuai dengan format yang berlaku, yaitu 16 digit angka tanpa spasi, tanda baca, atau huruf.
4. Gunakan Fitur Autofill
Ulangi langkah ketiga untuk menulis NIK lainnya di Excel. Kalian bisa menggunakan fitur AutoFill untuk mengisi NIK secara otomatis berdasarkan pola yang ada. Caranya, pilih sel yang berisi NIK, lalu tarik pegangan pengisi (handle fill) yang berbentuk kotak kecil di pojok kanan bawah sel ke arah bawah atau ke samping.
Excel akan mengisi NIK lainnya sesuai dengan pola yang ada. Misalnya, jika kalian mengetik NIK 1050241708900001, maka Excel akan mengisi NIK lainnya dengan menambahkan nomor urut di akhir, seperti 1050241708900002, 1050241708900003, dan seterusnya.
Tips Menulis NIK di Excel
Selain mengubah format sel menjadi Text, ada beberapa tips dan trik Microsoft Excel yang bisa kalian gunakan untuk menulis NIK di Excel PC maupun Android dengan cepat. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Gunakan Fitur Data Validation
Fitur ini bisa membantu kalian untuk mencegah kesalahan ketik, memasukkan data yang tidak sesuai, atau mengosongkan sel yang harus diisi. Adpun caranya,
- Pilih sel atau rentang sel yang akan kalian gunakan untuk menulis NIK di Excel, lalu klik tab Data pada ribbon, dan klik menu Data Validation.
- Pada kotak dialog Data Validation, pilih Text Length pada Allow, pilih Equal To pada Data, dan ketik 16 pada Maximum.
- Klik OK.
Dengan cara ini, kalian hanya bisa mengetik NIK yang memiliki panjang 16 digit, dan Excel akan memberikan peringatan jika kalian mengetik NIK yang lebih pendek atau lebih panjang.
2. Gunakan Fitur Find and Replace
Fitur ini bisa membantu kalian untuk memperbaiki NIK yang sudah kalian ketik, misalnya jika ada angka yang salah, hilang, atau berubah. Caranya,
- Tekan Ctrl+F untuk membuka kotak dialog Find and Replace, lalu ketik NIK yang ingin kalian cari pada kotak Find what, dan ketik NIK yang ingin kalian ganti pada kotak Replace with.
- Kalian bisa memilih opsi Match entire cell contents untuk mencari NIK yang persis sama dengan yang kalian ketik, atau memilih opsi Match case untuk mencari NIK yang sesuai dengan huruf besar atau kecil yang kalian ketik.
- Klik Find Next untuk mencari NIK selanjutnya, atau klik Replace untuk mengganti NIK yang ditemukan. Kalian juga bisa klik Replace All untuk mengganti semua NIK yang ditemukan sekaligus.
3. Gunakan Fitur Sort and Filter
Fitur ini bisa membantu kalian untuk mengelompokkan dan menampilkan NIK berdasarkan kriteria tertentu, misalnya berdasarkan provinsi, kota, kecamatan, tanggal lahir, atau nomor urut. Caranya,
- Pilih sel atau rentang sel yang berisi NIK yang ingin kalian urutkan atau saring, lalu klik tab Data pada ribbon, dan klik menu Sort atau Filter.
- Pada kotak dialog Sort, kalian bisa memilih kolom yang ingin kalian urutkan, serta memilih urutan Ascending (A-Z) atau Descending (Z-A).
- Kalian juga bisa menambahkan level sortir jika kalian ingin mengurutkan NIK berdasarkan lebih dari satu kolom. Klik OK.
- Pada kotak dialog Filter, kalian bisa memilih kriteria yang ingin kalian saring, misalnya berdasarkan angka tertentu, rentang angka, atau nilai kosong.
- Kalian juga bisa menggunakan opsi Custom Filter untuk membuat kriteria saringan sendiri. Klik OK.
- Dengan cara ini, kalian bisa melihat NIK yang sesuai dengan kriteria yang kalian punya.
Cek dan Verifikasi NIK di Excel
Setelah kalian menulis NIK di Excel dengan benar dan cepat, kalian perlu mengecek dan memverifikasi NIK yang kalian masukkan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa NIK yang kalian ketik adalah NIK yang valid dan sesuai dengan data kependudukan yang ada. Ada beberapa cara untuk mengecek dan memverifikasi NIK di Excel, antara lain:
1. Fitur Formula
Fitur ini bisa membantu kalian untuk mengetahui apakah NIK yang kalian ketik memiliki panjang 16 digit, apakah NIK yang kalian ketik memiliki format yang benar, atau apakah NIK yang kalian ketik sudah terdaftar sebagai Penduduk Indonesia.
Caranya mudah, pilih sel kosong yang akan kalian gunakan untuk menampilkan hasil rumus, lalu ketik rumus yang kalian inginkan pada kotak formula. Kalian bisa menggunakan fungsi-fungsi Excel yang berkaitan dengan teks, angka, atau logika, seperti LEN, LEFT, RIGHT, MID, IF, AND, OR, dan lain-lain.
Misalnya, jika kalian ingin mengetahui apakah NIK yang kalian ketik memiliki panjang 16 digit, kalian bisa menggunakan rumus =LEN(A1)=16, dimana A1 adalah sel yang berisi NIK yang ingin kalian cek. Rumus ini akan menghasilkan nilai TRUE jika NIK memiliki panjang 16 digit, atau FALSE jika tidak. Kalian bisa menyalin rumus ini ke sel lainnya untuk mengecek NIK lainnya.
2. Fitur Conditional Formatting
Fitur ini bisa membantu kalian untuk membedakan dan menyoroti NIK yang valid dan tidak valid, misalnya dengan memberikan warna latar belakang, warna font, garis bawah, atau ikon tertentu. Caranya, pilih sel atau rentang sel yang berisi NIK yang ingin kalian beri format, lalu klik tab Home pada ribbon, dan klik menu Conditional Formatting.
Pada menu drop-down, pilih New Rule. Pada kotak dialog New Formatting Rule, pilih Use a formula to determine which cells to format pada Select a Rule Type, lalu ketik rumus yang kalian inginkan pada Format values where this formula is true.
Kalian bisa menggunakan rumus yang sama dengan yang kalian gunakan pada fitur Formula, atau rumus lain yang sesuai dengan kriteria yang kalian inginkan. Misalnya, jika kalian ingin memberi format pada NIK yang tidak memiliki panjang 16 digit, kalian bisa menggunakan rumus =LEN(A1)<>16, dimana A1 adalah sel yang berisi NIK yang ingin kalian beri format.
Klik Format untuk memilih format yang kalian inginkan, misalnya warna merah. Klik OK. Dengan cara ini, kalian bisa melihat NIK yang tidak memiliki panjang 16 digit dengan mudah.
3. Fitur Web Query
Fitur ini bisa membantu kalian untuk mendapatkan data kependudukan yang terkait dengan NIK yang kalian masukkan, seperti nama, alamat, jenis kelamin, agama, status perkawinan, dan lain-lain. Caranya, pilih sel kosong yang akan kalian gunakan untuk menampilkan data yang kalian ambil dari website, lalu klik tab Data pada ribbon, dan klik menu From Web.
Pada kotak dialog New Web Query, ketik alamat website yang ingin kalian gunakan, misalnya https://ceknik.kemendagri.go.id/, lalu klik Go. Pada halaman website yang muncul, pilih tabel atau bagian yang ingin kalian ambil datanya, lalu klik Import.
Pada kotak dialog Import Data, pilih lokasi sel yang ingin kalian gunakan untuk menampilkan data yang kalian ambil, lalu klik OK. Dengan cara ini, kalian bisa mendapatkan data kependudukan yang sesuai dengan NIK yang kalian masukkan.
Menggunakan NIK di Excel untuk Keperluan Lain
Setelah kalian menulis, mengecek, dan memverifikasi NIK di Excel, kalian bisa menggunakan NIK di Excel untuk keperluan lain, seperti membuat laporan, analisis, grafik, atau tabel dinamis. Ada banyak fitur Excel yang bisa kalian gunakan untuk mengolah dan menyajikan data NIK yang kalian masukkan, antara lain:
1. PivotTable
Fitur ini bisa membantu kalian untuk mengelompokkan dan menghitung data NIK berdasarkan kriteria tertentu, seperti provinsi, kota, kecamatan, tanggal lahir, atau nomor urut. Caranya, pilih sel atau rentang sel yang berisi NIK yang ingin kalian buat tabel dinamisnya, lalu klik tab Insert pada ribbon, dan klik menu PivotTable.
Pada kotak dialog Create PivotTable, pilih lokasi sel yang ingin kalian gunakan untuk menampilkan tabel dinamis yang kalian buat, lalu klik OK. Pada panel PivotTable Fields, pilih kolom yang ingin kalian gunakan sebagai Row Labels, Column Labels, Values, atau Filters. Kalian bisa menyeret dan meletakkan kolom yang kalian pilih ke area yang sesuai.
Kalian juga bisa mengubah pengaturan tabel dinamis yang kalian buat, seperti mengubah fungsi agregasi, mengurutkan data, menyaring data, atau menambahkan subtotal dan grand total. Dengan cara ini, kalian bisa membuat tabel dinamis yang dapat menampilkan dan meringkas data NIK yang kalian masukkan dengan mudah dan cepat.
2. Chart
Fitur ini bisa membantu kalian untuk memvisualisasikan dan menganalisis data NIK berdasarkan kriteria tertentu, seperti provinsi, kota, kecamatan, tanggal lahir, atau nomor urut. Caranya, pilih sel atau rentang sel yang berisi NIK yang ingin kalian buat grafiknya, lalu klik tab Insert pada ribbon, dan klik menu Chart.
Pada menu drop-down, pilih jenis grafik yang ingin kalian gunakan, misalnya Column, Line, Pie, atau Bar. Pada panel Chart Design, kalian bisa mengubah pengaturan grafik yang kalian buat, seperti mengubah judul, sumbu, legenda, label data, atau warna.
Kalian juga bisa memindahkan, mengubah ukuran, atau menghapus grafik yang kalian buat. Dengan cara ini, kalian bisa membuat grafik yang dapat menampilkan dan menggambarkan data NIK yang kalian masukkan dengan mudah dan menarik.
3. Text to Columns
Fitur ini bisa membantu kalian untuk memecah data NIK yang kalian masukkan menjadi data yang lebih detail, seperti provinsi, kota, kecamatan, tanggal lahir, atau nomor urut. Caranya, pilih sel atau rentang sel yang berisi NIK yang ingin kalian pisahkan, lalu klik tab Data pada ribbon, dan klik menu Text to Columns.
Pada kotak dialog Convert Text to Columns, pilih Fixed width pada Original data type, lalu klik Next. Pada langkah kedua, atur lebar kolom yang ingin kalian gunakan untuk memisahkan data NIK, misalnya 2 digit untuk provinsi, 2 digit untuk kota, 3 digit untuk kecamatan, 6 digit untuk tanggal lahir, dan 3 digit untuk nomor urut.
Kalian bisa menambahkan atau menghapus garis pemisah kolom dengan mengklik atau menyeret garis tersebut. Klik Next. Pada langkah ketiga, pilih format data yang ingin kalian gunakan untuk setiap kolom, misalnya Text atau Date. Klik Finish. Dengan cara ini, kalian bisa memisahkan data NIK yang kalian masukkan ke dalam kolom-kolom yang berbeda dengan mudah dan rapi.
Kesimpulan
NIK merupakan nomor identitas penduduk dengan sifat unik, tunggal, dan melekat pada individu yang terdaftar sebagai Penduduk Indonesia. NIK sangat penting untuk digunakan dalam berbagai keperluan administrasi, seperti membuat KTP, paspor, NPWP, kartu keluarga, dan lain-lain.
Untuk menulis NIK di Excel, kalian perlu mengubah format sel yang kalian gunakan menjadi Text. Format ini akan menampilkan dan menyimpan data yang kalian masukkan ke dalam sel secara lengkap, akurat, dan valid. Itulah beberapa informasi lengkap yang dapat firstmention.id sampaikan, semoga bisa bermanfaat.
